토종K변호사의 영어 이메일 - AU 프로그램에서 배운 것

나는 2019년 7월에, 영어 이메일 쓰는 법을 배우러 내 생돈을 3-400만원씩 태우고 휴가를 소모해가면서 미국 로스쿨(American University) 프로그램에 다녀왔다. 지금 생각해보면, 그때의 나는 참으로 대단한 열정가이였던 것이다!

참고로 변호사가 쓴 이메일 샘플을 검색하고 싶을 때 Lawyer / Email의 키워드로 검색하면, 처음으로 소송 할 사람이 변호사에게 보낼 이메일 쓰는 법만 잔뜩 나온다. Client Letter & Lawyer의 키워드로 검색해야 적당한 샘플들을 많이 발견할 수 있으니 참고! https://www.law.cuny.edu/legal-writing/students/client-letter/ 여기는 이메일은 아니지만, Client Letter 쓰는 법이 나와 있다.

 

아래 내용들은 주로 Debra S. Lee, Charles Hall, and Susan M. Barone, American Legal English:Using Language in Legal Contexts, 2nd Edition, The university of Michigan Press, pp.84-pp.193과 AU에서 Legal English 교육을 전업으로 담당하시는 변호사님 Anee Dorfman 수업을 통하여 공부함. 이게 또 운이 좋은 지점이었는데, AU 프로그램에서 내 담당자가 반드시 변호사가 아닐 수도 있다(ESL 전문가인 경우도 있음). Anne 선생님은 Calbar가 있는 소송 변호사였는데, 소송 일을 쭉 하다가 영어 교육에 흥미가 생겨서 AU로 방향을 틀었다고 했다. 

 

이메일을 더 잘 쓰기 위해 염두에 두어야 할 점

 

이메일 주소를 잘 정해라. 알아보기 쉽게 해야 한다.

특히 직업상 사용하는 이메일 주소는그 자체로 신뢰감을 줄 수 있어야 하고 바로 "네"가 보낸 것임을 인지할 수 있어야 한다.

 

각 이메일의 Subject Line(이메일 제목)을 명확하게 쓰자.

맨 처음 메일을 쓸 때부터 이메일 제목을 가능한 명확하게 정해두어야 한다(이후에는 해당 이메일에 대한 답장과 답장으로 계속해서 이메일이 꼬리에 꼬리를 물고 이어진다). 

 

이메일 하단에는 반드시 Signature block(명함 정보가 나오는 란)을 두자.

프린트가 된 진짜 편지였으면 서명을 했을텐데, 이메일에 진짜 서명을 스캔해서 넣는 경우는 드물다. 이메일 하단에 두는 Signature Block은 우리로 치면 명함정보가 나오는 란이다. 작성자의 이름, 소속회사, 직급, 연락처(전화번호나 팩스번호)가 들어간다. 서명 기능을 쓰는 사람은 알겠지만, 한국말 아웃룩에도 "서명"으로 번역되어 있다.

 

필요한 경우에만 첨부 파일 기능을 사용하자.

어떻게 보면 당연한 상식...

 

이메일이 공개될 수 있다는 점을 염두에 두자.

이메일에 아무리 이 이메일은 비밀정보이고 포워딩하지 말라고 써놓아도, 부족하다. 누가 이메일을 볼지 통제하는 것은 불가능해서, 사실은 모두 공개될 수 있다고 봐야한다.

 

말로 못할 이야기를 이메일에다가 쓰지 말자.

이것도 어떻게 보면 당연한 상식...열받았을 때에는 절대 이메일을 쓰지 말란다.

 

이메일이 공식적인 언어로 잘 쓰였는지를 살펴보자.

받는 사람을 고려해보자. 그래도 좀 친숙하게 대할 수 있는 사람인가? 굉장히 공식적으로 보내야 하는 이메일에서는 paragraph을 짧게 쓰고 paragraph 마다 double space를 한다(가독성 문제). 그리고 이메일 본문에 많은 내용을 담는 대신에 첨부파일로 공식적인 내용을 보내고 이메일에서는 그에 관한 설명을 한다.

 

이메일을 받고 최소 24시간 이내에 답변을 하기 어렵다면, 받았다는 표시는 하자.

보낸 사람은 받은 사람이 이메일을 받았는지 알아야 한다. 영업일에 24시간 내로 답변하기 어려운 경우에는 이메일을 받았다는 것은 빨리 빨리 회신해주자. 

 

여러 개의 이메일을 한 사람으로부터 동시에 받았을 때에는 모두 읽고난 이후에 답장 보내기 시작하자

 

Check, Proofread, Attach, Check

• 수신인은 모두 적절하게 설정되어 있는가? to / cc(courtesy copy)에 들어갈 사람을 잘 설정하자.
  
• 이메일을 보낼 때 문법오류가 나는 경우가 많다. 통상적인 업무 처리 절차와 동일하게 proofreading을 해라. 좋은 방법 중 하나는, 워드로 먼저 내용을 쓰고 검토한 이후에 이를 이메일에 잘라붙이는 프로그램이다.
• Typing Error를 잘 살펴라.
• 첨부파일 한 번 더 살펴라.

 

고객님에게 메일을 쓸 때

 

고려사항

• 이메일 수신인이 누구인지: 고객님이 변호사인지, 법적 지식이 없는지 등을 고려해서 이메일을 써야 함
• 목적은 무엇인지
• 톤은 어떠해야 하는지: 정중하면서도 공식적이어야하지만, 이해 못할 문장들을 남발하지 말자.

 

이메일의 구조

• Introduction: 전체적인 이메일의 구조 설명
• Fact Summary: 사실관계의 요약 정리
• Legal Analysis: 법률 분석
• Recommendation: 법률분석에 따른 대안 제시
• Closing: 그 다음 후속 절차에 관한 안내 (변호사 미팅, 고객이 해야할 일 등등)

 

이메일 형식의 예시

예전에 샘플 이메일 한가득 받아놓은 게 있었는데 파일 정리하면서 다 지웠나보넹...하나 발견했다.

 

A	Subject: Business Letter Format
B	Dear Ms. Smith:
C	Welcome to your small group class at WCL.  As you know, one of the topics we will cover in this class is writing a business letter. The purpose of this letter is to help you understand the two most common format options you have. (중략)
D	If you have any questions about this matter, please let me know. I look forward to working with you.
E	Sincerely,       Kathy McDonnell
F	(Signature Block)

• A: 이메일의 제목. 수신인으로 하여금 이메일이 무엇에 한 것인지 알 수 있게 기재할 필요가 있다.
  • 예를 들어 RE:Smith v. Jones
  • RE = regarding = 레이라고 읽는다구 한다.

 

• B: Dear [   ]: = Dear [    ],
  
  • 콜론을 사용하거나 쉼표를 찍는다.
  • 성별을 아는 경우 Mr., Ms. 등의 표현을 사용할 수 있다. 현재 미국에서는 Miss.나 Mrs.를 잘 쓰지 않고 Ms.로 쓴다. 한국이면 직급으로 사람을 불러서 발생하지 않는 문제이다.
  • 여러 명에게 보낼 때에는 Dear Sirs, 라고 쓰면 된다.
  • 맨 처음 이메일을 보낼 때에는 Full name으로 그 사람의 이름을 기재하여 보내면 > 수신인이 답장하면서 이름을 써서 보낸다 > 그리고 결국 서로 이름을 부르게 되는 순으로 서로 이름만 부른다.
  • 친해지면 Hi 라고 하는 경우도 봤다.

 

• C: 본론
  
  • 1st Paragraph: 보통 인사
    • "Hope this e-mail finds you well"은 아는 사람에게. 
    • 이메일로 먼저 인사 드리겠습니다.
      • It's a pleasure to write to you about ~.
      • I am very pleased to make your acquitance.
      • Please allow me to introduce myself. I am ~.
  • 2nd Paragraph: Basic Paragraph with Basic Information
  • Pargraph과 Paragraph 사이에는 공간을 띄운다.

 

• D: Last Paragraph
  • 짧은 문장으로 이메일이 끝난다는 것을 알린다.

 

• E: 문장의 말미.  실제 하드 카피로 메일을 쓴다면 Sincerely 다음 4칸을 띄워서 서명을 하는데, 이메일에서는 사인을 하지 않아서 Sincerely 다음 2칸을 띄우게 되었다고 한다.
  • 처음 연락하는 사람에게는 Sincerely를 쓰는 것이 좋다
  • Best Regards, Kind Regards 등등 유사 표현이 많다.

 

• F: Sigining Block